研修を開催するときに必要なお弁当、外部施設で開催する場合は以下の方法で注文します。
・予約している会場に注文する
通常貸し会議室やコンファレンスセンターなどでは提携しているお弁当屋さんがあり、ホームページなどに記載があります。
その会場で注文できるメニューなどが詳しく掲載しているところもあり、便利です。
ホームページに掲載が無い場合でもまずは、会場の担当者に相談をしてみてください。
ホテルなどの場合は、ホテル内のレストランを利用できたりする場合もあります。
・外部で購入して会場に持ち込む
衛生上の観点などで、ほとんどの会場では提携しているお弁当屋さん以外の持ち込みが禁止されています。
どうしても外部から持ち込みをしたいという際は必ず会場に確認をしてください。
特にお弁当を直接会場に届けてもらうなどの場合は、会場側でそのことを把握していないと断られる場合もあります。
また、お弁当ごみの処理代や持ち込み料が発生する会場もありますのでご注意ください。
■重役会議・役員参加のプレゼンなど
予算：1,500～3,000円程度
有名店だけではなく、お弁当の見た目や入れ物などにも注意していきましょう。敷物や布巾が必要なこともあります。
重箱の場合は空箱の回収も忘れずに確認を。
■社内研修
予算：800～2,000円程度
どの層の研修か確認をし、どんなおかずが好まれるか考えましょう。
例えば30～40代向けのお弁当の場合、健康に気を付けている人も多いので、塩鮭弁当なども人気の一つです。
若い層の研修の場合はボリュームがあるお弁当も◎
連日続くような研修は和洋中で内容を分けるなども工夫が必要です。その際、同じお弁当業者にすると、別の弁当でも同じ副菜が使われたりするのでお弁当業者を変えてみると良いと思います。
業者によっては「長期で同じ参加者が食べる」旨を相談するとお任せで作ってくれる場合もありますので、一度相談するのも良いですね。
■社外セミナー、インターンなど
予算：800～3,000円
上記、2つとは異なり社外の方への提供になります。そのセミナーはおもてなしが必要なのか、どのような内容であるか確認する必要があります。
セミナーの内容によっては「ヘルシーなもの」「見栄えがするもの」など幅広く考え、「有名店・シェフが監修したお弁当」など話題性があるものだと、会社のイメージアップにつながるかもしれません。
■番外編
少し贅沢をしたいお弁当で「ヒレカツ」を選ぶ人が多いようです。
長期の研修の最終日や発表日の研修など、士気を上げたい時は少し予算を上げても◎
また人数の多い研修の場合はいくつかの種類のお弁当を用意するのも良いと思います。早いもの順になってしまいますが、好きなお弁当を選ぶこともできますし、社員同士の会話のきっかけになるかもしれません。
お弁当を注文するタイミングは会場や個数などによって異なりますが、一般的な注文のタイミングをご紹介いたします。
2週間前 お弁当発注（注文内容によって相談）
1週間前 個数の変更がないか確認
3日前 最終個数の確認
～当日～ ※昼食時間が12:00の場合
11:30 業者よりお弁当到着
12:00 昼休憩 お弁当配布開始
13:00 昼休憩終了 お弁当の空箱の集める（分別し指定された場所へ置く）
16:00 業者よりお弁当の空箱の回収
・飲み物の注文も忘れずに
良く忘れてしまいがちですが、お弁当と一緒に飲み物（多くはお茶）も注文するのが一般的です。
お弁当によってはお茶がセットになっていたり、別途注文が必要であったり、同じお弁当業者でも種類によって異なりますので、注意が必要です。
・配達時間・配達場所(施設の入館方法)、空箱の回収方法なども事前に確認しておく
昼食の時間にお弁当が届いていない、などということの無いように、配達時間と配達場所は念入りに確認をしましょう。通常は食事時間の30分前に配達がされますが、周辺の道路状況などによって時間が前後する場合がありますので、注意が必要です。
会場にお弁当を注文する場合は、会場の担当者がしっかりと考慮してくれますので安心です。
・アレルギー、宗教上の食材制限など
宗教上で食べられないものや、アレルギーなど様々な対応が必要な場合があります。
食材に制限があるかないか、アレルギーがあるかないかなど参加者に事前に確認をしておきましょう。
昼食弁当の注文は実は意外と手間がかかります。
本来は参加者一人一人の要望を聞いて注文をしてあげたいところですが、人数によってはそうもいきません。研修や社内イベントの主旨を考え、それぞれに合ったものを提供することが求められます。
貴重なお昼の時間、状況にあったお弁当を食べてリフレッシュすることで参加者のモチベーションアップにもつながります。たかがお弁当、されどお弁当、実は研修の主催者の腕の見せ所なのです。
MITOKOでは会場予約に合わせてお弁当の手配も承っております。
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記事担当：A.T