手配業務

全国1,000施設以上の手配が可能。複数会場や年間一括手配もおまかせください。社内イベントに特化したホスピタリティエージェントならではの知見と経験に基づき、手配だけにとどまらないコンサルティングサービスを提供いたします。

手配の手順

「会場探し」と言っても、探し始めてから確定後まで、実はたくさんやるべきことがあります。
煩雑な業務をおまかせいただくことで、手配に関わる労力や時間を大きく軽減でき、本来の業務に専念していただけます。
会場手配はすべてお任せで、手配料無料です。
※条件により費用が発生するケースもございます

1条件にあった会場探し

例えば……

・○○○人~○○○人
・○○駅徒歩5分以内
・全国数カ所で手配
・複数会場の同時手配
・○○万円の予算以内
・宿泊施設やパーティ会場併設の有無

お客様手配の場合

会場選びは広さや収容人数だけでなく、要望にあわせた設備があるかなど、見極めるポイントが多岐にわたります。ホームページなどに記載されている情報だけで、実際に利用する場合の使い勝手や費用感を見極めるのは困難です。また複数会場を探す場合は大変手間がかかってしまいます。

弊社にお任せの場合

豊富な知識と経験がある専門家が、ご要望に応じて最適な会場を絞り込み、ご提案いたします。お客さまの会場探しの時間を大幅に削減することができ、より効果的な研修や社内イベントの開催が可能です。

2お見積り、お下見

例えば……

・会場費
・備品代
・飲食代、懇親会費用
・宿泊代
・下見日程の調整

お客様手配の場合

同じ内容を複数の会場に伝えねばならず、会場の見積フォーマットもバラバラですので、大変な手間がかかってしまいます。
下見の際もポイントを外してしまい、当日問題が発生するなどのケースも多々あります。

弊社にお任せの場合

複数の施設のお見積りの場合、項目やフォーマットが異なりわかりにくいのですが、比較しやすくまとめてご提案いたします。
2回目以降のご利用の場合はデータの蓄積がありますので、よりスムーズに対応可能です。下見時のポイントなどのアドバイスも行います。

3必要機材、備品の手配

例えば……

・映像機器、音響機器
・研修備品
・搬入口、トイレ、参加者の導線
・メイン会場以外の利用スペース
・「スクール形式」「ロの字形式」など各種形式のレイアウト例
・災害、感染症予防対策などの詳細

お客様手配の場合

設備仕様について、ホームページなどの情報だけでは詳しいことが分からず、判断がつかないことが多くあります。
研修の目的に合わせたレイアウトが可能か?その場合の収容人数は問題ないか?受付の導線など、チェック項目は多岐に渡ります。プログラム上で必要な機材をどこに依頼すればよいかわからないということなどもあります。

弊社にお任せの場合

経験豊富な専門家ですので、見落としがちなチェック項目も把握しており、まるっとお任せいただいて大丈夫です。
研修の目的に応じて必要な機材も全て手配できます。

4確定予約

例えば……

・費用の確認
・会場の手配
・宿泊、交通、食事等、会場以外の手配

お客様手配の場合

STEP1~STEP3までの工程を経て、ようやく社内稟議を通し、確定となり、手配までに相当な時間と労力を要します。時間単位の利用料金の場合、搬入・搬出の時間から算出する必要もあり、注意が必要です。

弊社にお任せの場合

ご要望をお伝えいただくだけで、最適な会場を絞り込んでご提案。ご質問、ご相談、手配まで窓口が一つで済み、労力とコストを大幅に削減できます。

5当日までの準備、変更

例えば……

・参加者人数の変更
・食事、懇親会などの打合せ
・支払方法の確認

お客様手配の場合

ようやく会場の予約ができても、スケジュールや参加人数の変更が発生し、その都度確認をしなければなりません。またやむを得ずキャンセルをする場合の施設とのやり取りなども大変です。

弊社にお任せの場合

ご予約から研修当日の開催まで、専任担当が一括してサポートいたしますので、急な変更や施設との交渉も安心してお任せいただけます。

ホスピタリティエージェントなら、年間3000件の研修や社内イベントをお手伝いしている専門家が全国1000以上の提携施設から最適な場所をチョイス。担当者様に寄り添って、研修や社内イベントの成功をサポートします。