個人情報の取り扱いについて

個人情報保護理念

株式会社ホスピタリティエージェント（以下、「当社」という。）は、企業イベントの手配及び運営サポート事業を展開する上で取り扱うお客様ならびに従業者の個人情報を重要な情報資産と位置づけ、これらを確実に保護することが社会的責務であると認識しています。

当社は、個人情報の保護を維持し、かつ、リスクを適切に管理して、お客様を始めとした利害関係者からの信頼を獲得することを目的に、全社的な取り組みを実施し、個人情報の適切な取扱い及び安全性の確保に努めます。

方針

1．個人情報の取得、利用及び提供について

当社は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないように適切な措置を講じます。

2．個人情報の適正管理について

当社は、取り扱う個人情報について適切な安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に努めます。

3．個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範について

当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

4．苦情及び相談への対応について

当社は、個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人から苦情及び相談を受けつけた場合には適切かつ迅速に対応します。

5．継続的改善について

当社は、個人情報の適切な保護処置が講じられるように、定期的な運用確認、監査及び見直しの機会を通じて個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

制定日：2012年8月1日
最終改定日：2018年7月1日
株式会社ホスピタリティエージェント
代表取締役上市眞一郎

＜個人情報に関する各種問い合わせ窓口＞
開示・相談窓口責任者
〒101-0054
東京都千代田区神田錦町二丁目5番16号
名古路ビル新館7階
TEL：03-5755-5510
e-mail：info@hospitality-agent.co.jp

個人情報に関する公表事項

1．提供・委託を受ける個人情報の利用目的について

1）当社は、企業イベントの手配業務及び運営サポート業務に伴って提供を受けるお客様の個人情報を、施設及び交通機関等の予約手配、事前準備及びイベント当日の運営サポートなどのために利用いたします。

2）当社は、企業イベントの事務局代行業務の受託に伴って委託を受けるお客様の個人情報を、施設及び交通機関等の予約手配、事前準備及びイベント当日の運営サポートなどのために利用いたします。

3）当社は、従業員の採用に伴って求人サイトから提供を受ける採用応募者の個人情報を、応募の受付、選考の判断、選考結果の通知のために利用いたします。

4）当社は、研修手配相談業務に伴って委託を受けるお客様の個人情報を、委託元より受けた委託内容の範囲内で利用いたします。

2．保有個人データについて

1）利用目的
当社は、保有個人データを次に示す利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱います。

（顧客担当者様）
・お問い合せへの対応、見積書の提出、受注後の各種打合せ連絡、代金の精算、当社又は当社のパートナー企業の商品のご案内、旅行に対するご意見やアンケートのご依頼などのため
（施設担当者様）
・施設の手配、事前打合せ連絡、代金の精算のため
（開示等請求者様）
・開示等の請求受付及び対応、ご本人確認のため
（採用応募者様）
・選考判断、選考結果の通知、お問い合せの受付及び対応のため
（従業員）
・人事労務管理、給与等支払手続き、社会保険手続き、福利厚生手続き、業務上の連絡のため

2）開示等の請求等に応じる手続き
当社は、ご本人から保有個人データ又は第三者提供記録について利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）の請求等があった場合には、遅滞なく対応いたします。その手続きを以下のとおりといたします。

・窓口及び請求方法
開示等の請求窓口を開示・相談窓口責任者とし、来社、郵送、電話又はeメールにて請求していただきます。追って「開示等請求書」をお送りいたします。

・本人又は代理人の確認方法
（本人からの受付）
運転免許証、パスポートなどの身分証明書の写し1通を提出していただきます。
（未成年者の法定代理人からの受付）
法定代理人本人の運転免許証、パスポートなどの身分証明書の写し1通、及び法定代理権の確認ができる公的書類を提出していただきます。
（成年被後見人の法定代理人からの受付）
法定代理人本人の運転免許証、パスポートなどの身分証明書の写し1通、及び後見登記等に関する登記事項証明書またはその他法定代理権の確認ができる公的書類を提出していただきます。
（委任代理人からの受付）
本人からの委任状及び委任代理人本人から戸籍謄本又は抄本1通を提出していただきます。
＊本籍情報の記載された書類の場合は当該箇所を消してご提出ください。

・手数料及び徴収方法
利用目的の通知及び開示に関する手数料として、開示等に伴う実費を請求させていただきます。
請求書をお送りいたしますので、振り込みにてお支払ください。

3）個人情報に関する苦情の窓口
個人情報に関する苦情につきましては、開示・相談窓口責任者（TEL：03-5755-5510）までお申し出ください。

4）安全管理のために講じている措置
当社は、個人データを適切に取り扱うため、以下の安全管理措置を実施し、個人データの安全を確保します。

（基本方針の策定）
・個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。
（個人データの取扱いに係る規律の整備）
・個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。
（組織的安全管理措置）
・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データが適正に取り扱われ管理されているか定期的に点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
（人的安全管理措置）
・個人情報保護の重要性を認識させるために、従業者に個人情報保護に関する教育を実施しています。
・個人データについての秘密保持に関する事項について、従業者に提示し、誓約書を提出させています。
（物理的安全管理措置）
・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を実施しています。
・個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施しています。
（技術的安全管理措置）
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
・個人データを取り扱うことのできるアクセス権を有する者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止しています。

株式会社ホスピタリティエージェント
代表取締役　上市　眞一郎
個人情報保護管理者清水禎子
〒101-0054
東京都千代田区神田錦町二丁目5番16号
名古路ビル新館7階
TEL：03-5755-5510
e-mail：info@hospitality-agent.co.jp

個人情報の取得に関する同意書

お問い合わせの受付に伴って取得する個人情報の取扱いについて、下記のとおり通知いたします。

1．個人情報の利用目的について

当社は、取得する個人情報をお問い合わせの受付及び対応に必要な範囲内で取り扱います。

2．個人情報をご提供いただくことの任意性について

個人情報のご提供は義務的なものではなく、あくまでも任意のものです。ただし、個人情報をご提供いただけない場合には対応に支障が出ることがあります。

3．個人情報の提供について

当社は、本人の同意がある場合及び法令に基づく場合などを除き、個人情報を第三者に提供いたしません。

4．個人情報の委託について

当社は、個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には十分な個人情報保護の水準を満たす者を選定し、契約等によって保護水準を担保いたします。

5．個人情報の開示等について

当社は、本人から保有個人データについて利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、又は第三者提供記録の開示の請求等があった場合には、遅滞なく対応します。当社の開示・相談窓口責任者（e-mail：info@hospitality-agent.co.jp）までお申し出ください。

株式会社ホスピタリティエージェント
個人情報保護管理者清水禎子
〒101-0054
東京都千代田区神田錦町二丁目5番16号
名古路ビル新館7階
TEL：03-5755-5510
e-mail：info@hospitality-agent.co.jp

個人情報の取得に関する同意書（メール会員様）

登録されたメール会員様の個人情報の取扱いについて、下記のとおり通知いたします。