オンライン講演会やオンライン研修を開催するには?

オンライン講演会やオンラインの開催方法について、MITOKOスタッフが解説します。

オンライン講演会・オンライン研修の開催に必要な準備

新型コロナウイルスの影響を受けて、人を集めて実施する講演会やセミナー、研修などもオンラインで行うことが一般的となってきました。

急に上司からオンラインで開催するように言われて困ったり、異動先で担当になったりと不安な方も多いのではないかと思います。

オンライン講演会やオンライン研修を開催するために必要な基礎知識をMITOKOが解説します。

1.オンライン配信の方法を選ぶ

一般的にオンライン講演会の種類には、「ライブ配信」「オンデマンド配信」の2つの方法があります。ここでは、2つの特徴をお伝えします。それぞれメリット、デメリットがありますので、講演会や研修の主旨によってどちらの方法が良いのか、まずは選択をしましょう。

 

「ライブ配信」

予め決めた日時にリアルタイムで配信する方法です。講演者とQ&Aやチャットの機能を利用してコミュニケーションを取ることができます。

ライブ配信のメリット

・リアルタイム配信のため、講演者と参加者で直接コミュニケーションを取ることが可能です。

・視聴者の反応を見て、進行を変えることができます。

・その時限定で配信しますので、プレミア感を出すことができます。

ライブ配信のデメリット

・インターネット回線が不安定だと映像がストップするなどのリスクがあります。

・編集ができない為、想定外のトラブルが起きた際もそのまま配信されてしまいます。

 

「オンデマンド配信」

事前に講演会や研修講座などを収録し、編集したのち配信する方法です。事前収録しているため、繰り返し視聴することもできます。

オンデマンド配信のメリット

・予め編集ができますので、撮り直しや背景など合成が可能です。

・何度も見返すことができますので、教材などに適しています。

オンデマンド配信のデメリット

・リアルタイムで講演者と参加者で直接コミュニケーションが取れない為、質問などは主催者から後日回答となります。

・情報が更新された際に、古い情報が広まってしまう可能性があります。

2.配信ツールを選ぶ

配信するためのツールは「Zoom」「Microsoft Teams」「Cisco Webex」「You Tube」など様々あります。

それぞれ特徴があり、使い勝手や機能が異なるため、研修や講演会の内容によって使い分けが必要になります。

各ツールベンダーのサイトや比較サイトなどを見て事前にインストールしておくと良いでしょう。

 

3.配信場所を選ぶ

オンライン配信に適している環境とは

何と言ってもインターネット回線が重要です。回線の問題で講演会を中断してしまうことは一番避けたいですね。途中で中断してしまうと、視聴者は集中力がなくなり理解力も低下してしまいます。多くの方に最後まで視聴頂くためにも、準備の際には必ず確認をするようにしましょう。貸会議室などを利用して配信する際は、配信用の単独回線を準備している施設もありますので、このような施設を選ぶと安心です。できればバックアップ回線も用意しておきましょう。

 

必要なインターネット回線のスペック

配信場所で準備しているインターネット回線の通信速度も確認をしておきましょう。通信速度が足りていないと、映像が止まったり、画質が悪くなったりしてしまいます。

インターネットの通信速度は「bps(ビーピーエス)」という単位で表され、値が大きいほど通信速度は速くなります。

一般的に、ストレスなく通信できるのは10Mbps(スマホは5Mbps)~30Mbps程度と言われています。通信速度には「上り(送信/アップロード)」と「下り(受信/ダウンロード)」があり、映像・動画の視聴をする上で重要なのは「下り」です。PCやスマホをインターネットにつないでいて「速い」と感じるのは「下り」の通信速度が速いためです。

Googleの検索窓に「スピードテスト」と入れて検索すると、通信速度を測定することができます。「上り」「下り」の両方の結果が表示され、最適かどうかの案内も表示されるので、とても分かりやすいです。

 

外部の音が聞こえない個室が望ましい

配信する場所の選定も重要です。オンライン配信用の集音マイクなどは非常に感度が良いため、現場では気にならない音も、マイクを通すと思わぬ大きさの雑音になってしまうことがあります。配信に余計な雑音を含めない為にも、個室が望ましいでしょう。社内会議室や貸会議室など会場を借りる際も、防音状況や隣で大きな音を出す利用などないか、しっかり確認することをお勧めします。

4.配信機材を選ぶ

講演会や研修の内容によって、準備する機材が異なります。シンプルな講演会でしたら、インターネット環境とカメラ・マイク付きのPCでも配信可能ですが、複数会場と中継をしたり、講演者が複数人いる場合、双方向でのコミュニケーションが必要な場合などは、プロのオペレーターを手配し、お任せするのが安心です。どのような内容の講演会をしたいか伝えれば、必要機材を案内してくれます。

例えば、カメラを複数台設置し映像を切り替えることで、演者だけでなく会場の様子も配信でき、リアルで参加をしているような雰囲気になる。プレゼン資料を見やすく映す、演者ごとのマイクボリュームを調整するなど、講演会や研修をストレスなく視聴するためにはやることが多くあります。社外向けのオフィシャルな配信などはプロのオペレーターにお任せするほうが賢明ですね。

5.参加者・視聴者への案内

視聴者を限定して配信をしたい場合、利用するツールによっても異なりますが、視聴者に事前登録をして頂き、その方用に送られるURLをクリックしないと視聴できないなどの設定も可能です。

また1URLで一人しか視聴ができないように設定すれば、視聴用URLの拡散を防ぐことができます。また、事前に登録をして頂くことで、どなたが視聴されたか開催終了後にログを確認することもできます。

様々な案内方法がありますので、講演会の内容や取得したい情報などによって機能を使い分け、視聴者へ案内をすることが必要になります。

6.配信当日までに確認しておくこと

配信場所や機材の確保ができたら、次のことを確認しておきましょう。

 

・インターネット回線の手配ができているか(予備の回線も忘れずに!)

・必要な備品のチェック

・配信のプロへお任せをする際には、当日の進行を事前打ち合わせしておきましょう。進行を共有することで、配信イメージがつき、当日スムーズに開催することができます。

・幕間スライドの準備をしましょう。開催前に表示する当日のスケジュールや、講演者の略歴、講演と講演の切り替え時に表示するスライド、終了時のスライドなど、意外と表示するタイミングは多いです。当日の流れを思い浮かべながら必要なスライドを作成しましょう。

・講演者がご自身のPCで講演される際は、事前に配信チェックをするか当日30分~1時間前にお越し頂くようにお願いをしましょう。その際、用意している配信ケーブルとPCのタイプがあっているかも確認を。タイプが違う場合は、変換コネクタの準備が必要です。

7.配信当日の流れ

ここでは、プロに機材やオペレーターをお願いした場合の、一般的なタイムスケジュールをご紹介します。

万が一トラブルがあった場合に対応をするためにも、早めの準備が必要です。

 

配信開始4時間前 :機材搬入・セッティング

配信開始2時間前 :会場入り 当日の流れを最終確認、リハーサル

配信開始30分前 :講師会場入り・スライドチェック

配信開始15分前 :当日のスケジュールやご案内事項のスライドなどのプレ画面を配信

※配信の内容や規模、状況により必要な時間は異なります。余裕をもってスケジュールを組みましょう。

8.配信後に行うこと

一般的には配信後にアンケートなどで感想を集めます。アンケート機能が付属しているツールもありますので、事前に設定しておくと良いでしょう。また配信ツールによっては、視聴ログをとることができます。誰がどの時間に視聴していたか確認ができますので、その情報を基に、視聴のお礼や次回の講演会の案内などの、フォローをしましょう。

多くの講演会や研修は配信することが目的ではなく、その次のステップにつなげることが大切です。配信が無事終了して一安心、なのですが、次につながるアクションも忘れずに行いましょう。

オンライン研修や講演会で良くあるトラブル

オンライン研修や講演会でよくあるトラブルをご紹介します。

オンライン配信は、使用する機材の種類も多く、オペレーションも複雑なため、比較的トラブルが発生しやすいと言えます。後で重大な問題に発展してしまわないように、事前にしっかりと確認をしておくと良いでしょう。

1.途中で配信が止まってしまった。

オンライン配信で一番多いトラブルは配信が途切れる、映像が固まる、などです。

この場合、様々な原因が考えられますので、まずやるべきはどこに障害が発生しているのか、という原因の特定です。

回線のトラブル、機材の故障、配線ケーブルの断線、受信側の問題、などどの部分に問題が起こっているのか、ポイントごとに切り分けをして障害の原因を特定することが大切です。原因が特定できればたいていは解決できますので慌てずに順序だてて対応しましょう。

 

回線トラブル:回線機材の再起動、バックアップ回線への切り替えなど、回線速度の問題で配信に不具合が出ている場合は、最悪音声のみ配信するなどの応急処置も必要です。

機材の故障:エラーになっている機材の再起動、交換など、電源コンセントが抜けているといった初歩的なミスも意外と多く起こります。

配信ケーブルの断線:LANケーブルや光ケーブルなどは断線が起きやすい、HDMIケーブルなどは信号の摩耗で映像が届かない場合もあります。

受信側の問題:受信側のインターネット環境、PCの設定の問題など事前に確認や案内を手厚くすることで防ぐことができます。

2.録画ができていなかった。

配信ツールには録画機能がついているものもありますが、確実ではありません。また録画ボタンの押し忘れなどの操作ミスも良くあります。

基本的に配信ツール側では録画録音の補償はしてくれませんので、自身でバックアップを取る必要があります。

配信用のカメラとは別にビデオカメラなどでバックアップ録画をしておきましょう。プロのオペレーターに依頼する場合でも、別途バックアップの録画の依頼をすることを忘れずに。

3.講師、講演者が急遽会場に来られなくなってしまった。

コロナ禍では、急に県外移動が制限されたり、当日微熱で会場に入れないというケースもあります。その場合でも、オンラインであれば自宅から配信するなど、インターネット環境とPCがあれば 配信が可能です。慌てず配信できる場所を見つけ、対応しましょう。

事前に当日会場に来れなかった場合の対応をすり合わせておくことも重要です。

4.まとめ

オンライン講演会は、「ストレスなく視聴されている状況」を作る為に、このように多くの準備が必要となります。当日トラブルがあっても何が原因かを突き止めることが難しいこともありますので、なるべく事前に準備をし、多くの方にご満足いただける講演会を作っていきましょう。


記事担当:tantan

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