MITOKO運営会社 ホスピタリティエージェントでは、「研修施設の手配」や「当日の進行管理と現場対応を行う運営」を継続的にお任せいただいたお客様のために、その時々に求められる「バックオフィス業務」をご提案・実行しており、お客様のご負担を大幅に軽減いたします。
世界中に暗い影を落とした「新型コロナウイルス」ですが、今年5月から季節性インフルエンザなどと同じ「5類」へ移行する方針が正式に決定し、ノーマスクへの働きかけも始まり、ようやく日本でも脱コロナの実現に向けて様々な場面で明るい兆しが見られるようになりました。
社内研修や社内イベントにおいても、参加者同士がコミュニケーションを取りやすいリアル開催での需要が大きく戻ってきている一方で、内容によってはオンライン開催をそのまま継続されている場合も多くみられます。
コロナ禍以前はオンライン開催はごく一部だったのが、現在ではリアル開催とオンライン開催のいいとこ取りが可能となり、その時々の内容によって、より都合がよい研修スタイルを選択できるようになりました。
その裏側では…。
社内研修や社内イベントなどをオンライン開催で実施することを選択された企業は、オンライン開催ならではの手軽さが多々あり、会場や移動手段などの手配や経費削減・時間短縮など大きなメリットがありますが、逆にオンライン開催になったことで、これまでのリアル開催時にはなかった膨大な事務作業などが新たに発生するなど大きなデメリットもあり、社内研修のご担当者様にとってその負担はかなり大きいもののようです。
例えば、これまでのリアル開催の社内研修では、研修当日に必要な備品等を受講者へ直接配布できていたましたが、オンライン開催の研修では当日の配布が不可能なため、研修で使用するテキスト・文房具類などを事前に受講者の自宅や各所属事業所へ宅急便等で発送する業務などが新たに発生しているようです。
リアル開催ではないことによって、新たに別のあらゆる業務が発生し、事務局スタッフの人員不足が大きな問題になっているというご相談をよくいただきます。
さらに、研修受講者が全国に大勢いらっしゃったり、複数の研修を同時開催される場合もあったりで、その業務量はかなり膨大で複雑化しているようです。
発送業務とひとことで言っても、具体的にはこんなにも業務があります…。
・研修受講者へ届けたい資料・備品などを揃える
（発送時に必要な段ボールやガムテープ類などの購入も必要！）
・梱包作業
・宛名書き
・宅急便業者へ依頼
・必要なタイミングで必要な場所へ発送するためのスケジュール管理
・発送物の在庫管理・不足品の在庫補充
・返送される荷物があった場合はその片づけ作業 など
その他にも、使用しない期間の備品類の保管スペースの確保も必要です。そこも大きな問題に…。
MITOKO運営会社 ホスピタリティエージェントでは、研修資料や文房具類の購入代行や発送代行だけでなく、パソコン・iPadなどをレンタルして発送したり、パソコンの初期設定なども承ることができます。
使用しない期間の備品類はお預かりし、弊社で責任を持ってスケジュール管理を行い、次に必要な時期に必要な場所へ再びお届けすることも可能で、事務局ご担当者様の業務負担を軽減するためのお手伝いをいたします。
また、業務負担の軽減だけではなく、備品類の保管スペースの確保、事務局スタッフの人件費の削減など、大きなメリットが得られるのではないでしょうか…。
・研修で使用する資料・文房具類・入社関連資料
・イベント参加者に配る自社商品・パンフレット
・パソコン・ipad
・抗原検査キット など
※研修やイベント・セミナーに関するあらゆるもの（ご相談ください）
ご紹介した備品類などの発送代行業務以外にも、常に事務局の立場でトータルなサポートを図ることが可能です。
・研修やイベント・セミナーの特設サイトの開設、メール連絡
・参加者への事前案内、参加登録、交通・宿泊予約
・問い合わせ対応、スケジュール管理
・作業フロー作成、文書・資料の印刷・発送
・運営マニュアル、進行台本等の作成・管理
・アンケート集計、開催報告書作成 など
業務の効率化や人件費削減のために、ぜひバックオフィス業務のアウトソーシングをご検討されてはいかがでしょうか。
■MITOKO運営会社 ホスピタリティエージェントでお任せいただける「バックオフィス業務」を詳しく見る
MITOKO運営会社 ホスピタリティエージェントは、企業研修や社内イベント専門の旅行代理店です。
年間3000件の研修や社内イベントをお手伝いしている専門家が全国1000以上の提携施設から最適な場所をチョイス。
担当者様に寄り添って、研修や社内イベントの成功をサポートします。
